Wer die Lohnabrechnung billig anbietet, muss zwar trotzdem dafür gerade stehen, dass sie richtig abrechnet. Aber wer weiß, vielleicht ist der billige Anbieter längst verschwunden, wenn der Betriebsprüfer kommt und die Lohnsteuerberechnung als fehlerhaft verwirft oder falsch berechnete Sozialversicherungsbeiträge nachfordert.
Günstige Lohnabrechnung können teuer werden.
Man kann aber selbst eine ganze Menge dazu beitragen, dass die Lohnabrechnung billig bleibt. Der erste Punkt: feste Beträge vereinbaren. Wenn man mit dem Mitarbeiter einen monatlich festen Betrag vereinbart hat, braucht man nur eine Abrechnung im Januar zu machen. In den folgenden Monaten kann die Abrechnung einfach kopiert und Monat und Datum angepasst werden.
Das sollte reichen, falls der Mitarbeiter überhaupt eine Abrechnung benötigt. Es gibt schließlich keine Formvorschriften, wie die Lohnabrechnung aussehen muss. Allerdings: wenn sich etwas ändert, muss der Mitarbeiter eine neue richtige Abrechnung erhalten.
Die Sozialversicherung fordert auch keine monatlichen Beitragsnachweise. Man kann in so einem Falle einen Dauer-Beitragsnachweis abgeben, der so lange gilt, bis er geändert wird.
Die Gefahr: Falsche Sozialversicherungsbeiträge
Da ist immer der Arbeitgeber in der Haftung. Den Betriebsprüfer interessiert nicht, ob das Programm fehlerhaft war. Deshalb sollte „Lohnabrechnung billig“ nicht auch bedeuten, dass keine Gewähr für die richtige Abrechnung geboten wird. Im Zweifel sollte man ein Programm wählen, das die entsprechenden Zulassungen hat.
Man muss allerdings nicht selbst abrechnen. Man kann abrechnen lassen. Wenn man dieses allerdings dem Steuerberater überlässt, wird man wohl mit Gebührensätzen konfrontiert und muss mit erheblichen Kosten rechnen. Es gibt aber auch andere Anbieter, die die entsprechende Sachkunde besitzen und diese Abrechnung erledigen dürfen.
Diese firmieren unter Büroservice, Buchhaltungshilfe oder ähnlich; es gibt sogar überregionale Anbieter auf diesem Gebiet. Auch gibt es die Möglichkeit für die externe Lohnbuchhaltung.
Lohnabrechnung mit Hilfe eines Programmes
Wenn man die Lohnabrechnung billig erstellen will, ohne sich dazu ein teures Programm anzuschaffen, kann man nach Programmen im Internet suchen. Es gibt Webseiten im Internet, die für die Erstellung einer Lohnabrechnung konzipiert sind. Eventuell reicht ja schon der Ausdruck einer Abrechnung, und man ist das ganze Jahr über versorgt. Allerdings sollte diese richtig sein, und im Zweifel kann man sie überprüfen. Ob es sich lohnt, solch ein Programm zu nutzen oder ein Programm nur zum Test zu installieren?
Wenn man den Rat befolgt hat und die Lohnabrechnung so einfach wie möglich hält, kann dies ausreichen. Wenn allerdings ein Lohnkonto benötigt wird und noch kompliziertere Steuer- oder Sozialversicherungs-Sachverhalte dazu kommen, kommt man um ein Programm nicht herum. Da sollte man allerdings darauf achten, dass es nur das Notwendige beinhaltet.
